Ein mächtiges, aber meist doch sehr unterschätztes Werkzeug ist die
E-Mail-Signatur! Welche Daten zwingend in die Signatur müssen und mit welchen Informationen Sie bei Endkunden punkten können erfahren Sie in diesem Artikel.
Außerdem stellen wir Ihnen hier auch gerne eine Vorlage bereit, die Sie (umgeschrieben auf Sie natürlich) gerne für Ihren Betrieb verwenden dürfen.
Um die Signatur richtig zu nutzen beachten Sie bitte diese Anleitung:
Allgemein sollten Sie folgende Punkte zum Thema E-Mail-Signatur beachten:
Wer ist verpflichtet, eine Signatur in die Unternehmens-E-Mails einzufügen?
Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, welches im Handelsregister eingetragen ist, eine Signatur in seine geschäftlichen E-Mails einfügen.
Dies betrifft somit folgende Rechtsformen: OHG, KG, GmbH, AG und Genossenschaften.
Welche E-Mails betrifft dies?
Generell alle Geschäftsbriefe. Dies sind schriftlichen Mitteilungen, die an außenstehende Personen, bzw. Geschäftspartner gerichtet sind und einen geschäftlichen Inhalt oder Bezug haben.
Welche Angaben muss eine E-Mail-Signatur enthalten?
Prinzipiell müssen sämtliche Unternehmensdaten des Firmenimpressums genannt werden. Elementar sind im Einzelnen:
- Firmenname gemäß dem Handelsregister-Eintrag (korrekte Bezeichnung)
- Hausanschrift des Unternehmenssitzes (Hauptsitz, bzw. -verwaltung, Zentrale)
- Rechtsform
- Registergericht und Nummer des Handelsregister-Eintrags
- Vollständige(r) Name(n) des/der vertretungsberechtigten Geschäftsführer(s)
- Nur Aktiengesellschaften: Alle Vorstandsmitglieder, der Vorstandsvorsitzende und der Aufsichtsratsvorsitzende
Wichtig für die schnelle Kontaktaufnahme
– allerdings keine Pflichtangaben – sind zudem:
- Internetseite des Unternehmens
- (persönliche) E-Mail-Adresse
- Telefondurchwahl
- Telefaxnummer
- Mobiltelefonnummer (bei Vertriebsmitarbeitern)
Ergänzend für Ihre Werbeaktivitäten:
- Pfiffige Grafik, die auf eine Aktion oder ein besonderes Feature auf Ihrer oder einer externen Homepage verlinkt
- Hinweis zu Sonderaktionen, Tag der offenen Tür, Fach- oder Regionalmesse, Ausstellung, etc.
Nicht notwendig sind:
- Steuernummer des Unternehmens
- Umsatzsteuer-Identitätsnummer des Unternehmens
- Eine Verlinkung auf das Impressum auf Ihrer Homepage – dies kann aber auch nicht schaden
Ausnahmen und Empfehlungen
Unternehmen, die nicht unter die Pflicht zur Signatur fallen, wie beispielsweise Freiberufler oder Kleingewerbetreibenden wird empfohlen, in ihrer E-Mail-Signatur den ausgeschriebenen Vor- und vollständigen Zunamen, ggf. noch den Firmennamen sowie die Geschäftsanschrift und entsprechende Kontaktdaten zu nennen.
Verstöße
Verstöße gegen die Pflichtangaben zur E-Mail-Signatur können mit Abmahnungen durch Mitbewerber oder gar Bußgeldern geahndet werden.